Gestão de Lotes, Validades e a Regra FEFO: Como Reduzir Perdas em Produtos Perecíveis

Como gerir artigos com prazo de validade em farmácias, supermercados e distribuidoras em Moçambique. Aplicação da regra FEFO (First Expired, First Out) e rastreabilidade total de lotes.

1. O Prejuízo Silencioso dos Produtos Vencidos

Comercializar produtos com prazo de validade limitado — como medicamentos, lacticínios, cosméticos, bebidas, sementes agrícolas ou produtos químicos industriais — exige um nível de precisão cirúrgica no armazém.

Quando uma embalagem de iogurtes ou uma caixa de antibióticos atinge a data de validade na prateleira sem ter sido vendida, ocorrem três prejuízos graves:

1. Perda Financeira Directa: O custo total de aquisição e transporte daquele lote é perdido a 100%;

2. Risco Sanitário e Multas: Manter artigos com prazos expirados expostos ao público sujeita o estabelecimento a coimas pesadas aplicadas pela Inspecção Nacional das Actividades Económicas (INAE), para além de colocar em risco a saúde pública dos consumidores;

3. Custo de Abate e Destruição: Eliminar resíduos controlados ou farmacêuticos exige procedimentos legais de incineração e tratamento, com custos adicionais para a empresa.

A origem deste prejuízo quase nunca é a falta de procura no mercado, mas sim a desorganização física das prateleiras: os funcionários colocam as remessas novas à frente das antigas, empurrando os produtos mais antigos para o fundo do armazém até se tornarem lixo.

2. Entendendo a Regra FEFO vs FIFO

No contexto de produtos perecíveis, o tradicional método FIFO já não é suficiente. Deve aplicar-se rigorosamente o método FEFO:

• FIFO (First In, First Out — Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair): O primeiro artigo que chegou ao armazém deve ser o primeiro a sair para a venda. Funciona bem para artigos não perecíveis (como vestuário ou peças de ferro).
• FEFO (First Expired, First Out — Primeiro a Vencer, Primeiro a Sair): O produto cuja data de validade está mais próxima deve ser obrigatoriamente colocado à frente na gôndola e vendido em primeiro lugar, independentemente de quando entrou no armazém.

Cenário Típico onde o FIFO Falha e o FEFO Salva:

Suponha que uma farmácia recebeu um lote de xaropes no dia 1 de Fevereiro com validade para Dezembro de 2026. Duas semanas depois, no dia 15 de Fevereiro, o fornecedor entregou um segundo lote promocional com validade curta, para Julho de 2026.

Se a farmácia seguir o FIFO, continuará a vender o primeiro lote e deixará o segundo na gaveta até vencer em Julho. Se seguir o FEFO, priorizará imediatamente a venda do lote que vence em Julho de 2026, evitando o desperdício financeiro total.

3. Como Estruturar a Rastreabilidade de Lotes

Um lote é um conjunto homogéneo de unidades de um mesmo produto fabricadas sob as mesmas condições e no mesmo período. A rastreabilidade por lote exige registar três variáveis no momento da compra:

• Número do Lote do Fabricante (Batch Number): Ex.: `LOTE-2026/A42`;
• Data de Fabrico: Ex.: `15/01/2026`;
• Data de Expiração/Validade: Ex.: `30/08/2026`.

Benefício Crítico: Gestão de Recolha (Recall):

Se um lote de produtos farmacêuticos ou alimentares apresentar um defeito de fábrica notificado pelas autoridades sanitárias em Moçambique, uma empresa com rastreabilidade de lotes consegue identificar em segundos:

• Quantas unidades daquele lote específico ainda estão no armazém;
• Quais os clientes que compraram as unidades vendidas (através do número de lote impresso nas facturas);
• Recolher os produtos do mercado de forma limpa e profissional, sem ter de recolher toda a produção do ano.

4. Checklist Prática para a Operação Diária

1. Regra de Ouro no Abastecimento de Prateleiras: Nunca encostar caixas novas à frente das que já estão na loja. Puxe sempre o stock existente para a frente da prateleira e coloque o novo stock atrás;

2. Relatório Semanal de Produtos Próximos do Fim de Vida: Configure o sistema de gestão para extrair todas as semanas os artigos que vencem nos próximos 30 a 60 dias;

3. Acção Comercial Preventiva: Produtos a menos de 45 dias do vencimento devem entrar de imediato em campanhas de desconto para acelerar o escoamento antes que seja tarde demais.

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Perguntas frequentes

O número de lote tem de constar na factura de venda emitida ao cliente?

Em sectores altamente regulados, como medicamentos ou produtos químicos perigosos, a inclusão do lote na factura é mandatória para garantir a rastreabilidade perante os organismos de inspecção. No comércio geral não é obrigatório, mas é altamente recomendável para controlo de garantias e devoluções.

O que fazer contabilisticamente com produtos que atingiram a data de validade?

Devem ser imediatamente retirados de circulação, colocados numa área segregada de quarentena e abatidos do sistema informático mediante um **Auto de Destruição/Abate**, com a fundamentação legal requerida pela AT para validação da quebra em sede de IRPC.